Directiesecretaresse Jacqueline
In mei 2024 is Jacqueline bij ons komen werken. Als directiesecretaresse ondersteunt ze de directeur-bestuurder en andere MT-leden uit het managementteam. Ze plant afspraken, belt mensen na, notuleert tijdens overleggen en regelt nog veel meer.
Een werkdag van Jacqueline is leerzaam
Als directiesecretaresse bij HAGV zit je midden in de organisatie. Dat merkt ook onze collega Jacqueline: ‘Wat ik leuk vind, is dat ik bij veel verschillende overleggen aanwezig ben. Of het nu gaat om onderhandelingen met de zorgverzekeraar, een bestuursbesluit of een overleg met het MT (managementteam); ik hoor overal wel wat. Zo weet ik wat de ontwikkelingen zijn en wat met elkaar te maken heeft. En kan ik ondersteunen waar dat nodig is.’
Ze hoopt dan ook de verbinder te zijn binnen HAGV. ‘Ik probeer een soort schakel te zijn tussen de verschillende onderdelen binnen HAGV. Denk bijvoorbeeld aan het bureau, de ketenzorgprogramma’s en de huisartsenspoedpost’
8.00 uur | Overleg met de directeur-bestuurder (Kantoor directeur-bestuurder)
Jacqueline start haar dag met een kopje koffie en een schaaltje yoghurt. Daarna heeft ze overleg met de directeur-bestuurder. Ze bekijken samen de agenda, bespreken e-mails van de vorige dag en maken een lijst met actiepunten.
8.30 uur | Afspraken maken en mail
Na het overleg maakt ze afspraken die haar gevraagd zijn. Ze leest en beantwoordt haar eigen e-mails. En kijkt naar de e-mails van de directeur-bestuurder. Soms plant ze ook afspraken in voor de medisch directeur.
10.00 uur | MT vergadering (Blauwe zaal)
Tijdens de vergadering van het managementteam (MT) is Jacqueline aanwezig. Ze maakt notulen en denkt soms mee over bepaalde onderwerpen. Ze luistert goed en schrijft duidelijk op wat er besproken is; met actiepunten en wat er is besloten.
12.00 uur | Mail
In dit half uurtje leest ze nog even snel haar e-mail en maakt ze af wat lukt in dit korte moment.
12.30 uur | Lunch
Tijdens de lunch kletst en lacht ze met haar collega’s in de personeelsruimte. Bij mooi weer zit ze lekker in de tuin.
13.00 uur | Uitwerken notulen
Jacqueline werkt de notulen van de vergadering uit. Ze gebruikt hiervoor haar eigen aantekeningen. Ze hoopt dat er binnenkort hulp komt met kunstmatige intelligentie (AI).
14.00 uur | Kerstpakket regelen (extern)
Top secret. Jacqueline bezoekt een externe partij om iets te regelen voor het kerstpakket. Wat ze daar doet blijft geheim.
15.00 uur | Agenda-overleg cliëntenraad (Microsoft Teams-vergadering)
Met de voorzitter van de cliëntenraad bespreekt Jacqueline welke onderwerpen op de agenda komen voor het volgende overleg.
15.30 uur | Planning en to-do lijst
Aan het eind van iedere dag kijkt Jacqueline naar haar takenlijst. Ze pakt nog wat taken op en maakt een planning voor de volgende werkdag.
16.30 uur | Einde werkdag
De werkdag van Jacqueline zit er weer op. Haar planning voor morgen is af. Ze sluit tevreden haar laptop.
Werken in de zorg is voor haar anders dan in andere sectoren
Jacqueline: ‘Mensen zijn hier écht betrokken bij elkaar. Ze hebben oprechte interesse in hun collega’s. Dat heb ik niet overal zo meegemaakt.’ Dat verraste haar dan ook in het begin: ‘Mensen in de zorg zijn écht zorgzaam. Dat klinkt misschien logisch, maar voor mij was het toch verrassend.’ Die betrokkenheid ziet ze ook terug in de sfeer op de werkvloer. ‘Het is collegiaal en prettig. Er is tijd voor een praatje of een grapje. Maar we werken ook hard samen.’ De samenwerking met collega’s ervaart ze als positief. Al ziet ze ook kansen: ‘Wat mij betreft mogen we nog meer voelen dat we hetzelfde doel nastreven. Het is soms lastig om iedereen goed aangesloten te houden.’
Ze werkt op dit moment nog maar 1 jaar bij HAGV, maar ze voelt zich gezien. ‘Er wordt echt gekeken naar wat ik wil en kan. Ook naar de ambities die ik misschien nog heb. En dat geeft vertrouwen in de toekomst.’
Een moment dat haar is bijgebleven, was toen HAGV een huisartsenpraktijk overnam
‘Samen met 2 collega’s probeerden we de medewerkers van die praktijk te ondersteunen met van alles. Zij zaten ineens zonder huisarts. En er moest heel veel gebeuren. Dus dat was een bijzondere situatie. We konden ze echt helpen’, zegt ze trots.
Wat ze wil zeggen tegen iemand die twijfelt om hier te solliciteren:
‘Als je denkt dat de functie leuk en passend is, solliciteer dan vooral. Kom kennismaken. We zijn open en eerlijk in het gesprek. Samen kijken we of het klikt. Een gesprek is altijd een goed idee!’
- Jacqueline
Zoeken